Việc thay đổi tên công ty là một trong những nội dung quan trọng khi thay đổi đăng ký kinh doanh nhưng thủ tục thay đổi tên công ty thường gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp.

Là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn thành lập doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp dịch vụ giúp quý khách thay đổi tên công ty nhanh chóng, hỗ trợ soạn thảo hồ sơ và thực hiện thủ tục từ A-Z với cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó chúng tôi cũng tư vấn miễn phí cho các doanh nghiệp về những quy định của pháp luật liên quan đến việc sử dụng tên công ty.

Cơ sở pháp lý:

Luật Doanh nghiệp 2014;
Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp

Hồ sơ pháp lý
Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp gồm những giấy tờ sau đây:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Theo mẫu Phụ lục II-1 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành); Thông báo bao gồm các nội dung:

Tên doanh nghiệp;
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế hoặc số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
Nội dung thông tin thay đổi: Thay đổi tên doanh nghiệp;
Họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Đối với công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi tên doanh nghiệp.

Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và Công ty hợp danh: Quyết định và Bản sao hợp lệ biên bản họp Hội đồng thành viên.

Đối với công ty cổ phần: Quyết định và Bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.

(Nội dung biên bản và Quyết định của Công ty doanh nghiệp có thể tham khảo trên website của chúng tôi).

Thủ tục thay đổi tên công ty
Khi muốn thay đổi tên, thì trước hết doanh nghiệp phải tiến hành tra cứu tên công ty trên cổng thông tin quốc về đăng ký doanh nghiệp để xác minh xem tên dự định đặt có trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký không.

Các trường hợp được xác định là tên gây nhầm lần với tên của doanh nghiệp đã đăng ký bao gồm:

Tên dự định đăng ký được đọc giống với tên doanh nghiệp đã đăng ký
Tiết viết tắt trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký
Tiếng bằng tiếng nước ngoài trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký
Tên riêng dự định đặt chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên hoặc các chữ cái.
Tên riêng dự định đặt chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi các ký hiệu như “.”, “+”, “_”, “&”
Tên riêng dự định đặt chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi chữ “ tân” ngay trước và chữ “mới” ngay sau. Hoặc chữ khác bởi từ “Miền Bắc, miền Nam, miền Tây, miền Đông”.
Sau khi đã chọn được tên công ty mới, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi tại Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hiện nay các nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp bao gồm thay đổi tên doanh nghiệp được nộp qua mạng điện tử. Bởi vậy, ISOCHECK xin hướng dẫn quý khách 2 cách nộp hồ sơ như sau:

1. Sử dụng chữ ký số
Bước 1. Nộp Hồ sơ: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện việc kê khai thông tin, tải văn bản đã được định dạng dữ liệu điện tử liên quan đến việc thay đổi tên công ty trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Sau khi hoàn tất việc kê khai trên người đại diện sử dụng chữ ký số để ký hồ sơ.

Bước 2. Tiếp nhận Giấy biên nhận kết quả: Sau khi hoàn tất việc ký số Hồ sơ, người đại diện theo pháp luật nhận giấy biên nhận hồ sơ qua email đã đăng ký.

Bước 3. Tiếp nhận kết quả xử lý Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: Sau khi nhận được Hồ sơ, chuyên viên thụ lý sẽ tiến hành việc xử lý hồ sơ.

+ Trường hợp Hồ sơ hợp lệ, chuyên viên thụ lý Hồ sơ sẽ gửi lại Thông báo hồ sơ doanh nghiệp hợp lệ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp trên cơ sở nội dung thay đổi.

+ Trường hợp Hồ sơ không hợp lệ, chuyên viên thụ lý Hồ sơ sẽ gửi Thông báo sửa đổi, bổ sung Hồ sơ và yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi thông tin, dữ liệu đã tải lên mạng theo đúng quy định của pháp luật.

Bước 4. Doanh nghiệp trực tiếp tới Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội để nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp.

2. Sử dụng Tài khoản đăng ký doanh nghiệp
Bước 1. Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp: Doanh nghiệp tiến hành việc tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và nhận email phản hồi xác nhận về việc đăng ký tài khoản thành công. Đồng thời, tiến hành việc yêu cầu tài khoản đăng ký doanh nghiệp để được nhận tài khoản đăng ký doanh nghiệp cho mình.

Bước 2. Nộp Hồ sơ đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp: Doanh nghiệp tiến hành việc kê khai thông tin, tải dữ liệu điện tử và xác thực hồ sơ đăng ký thay đổi tên công ty theo quy trình trên mạng điện tử.

Bước 3. Tiếp nhận Giấy biên nhận kết quả: Sau khi hoàn tất việc ký số Hồ sơ, người đại diện theo pháp luật nhận giấy biên nhận hồ sơ qua email đã đăng ký.

Bước 4. Tiếp nhận kết quả xử lý Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: Sau khi nhận được Hồ sơ thay đổi tên công ty qua mạng điện tử của doanh nghiệp. Chuyên viên thụ lý Hồ sơ sẽ tiến hành việc xử lý Hồ sơ trên cơ sở hồ sơ đã nộp và gửi thông báo về email cho doanh nghiệp đã đăng ký nhận thông tin.

Bước 5. Nộp hồ sơ bản gốc để đối chiếu hồ sơ qua mạng: Doanh nghiệp nộp Hồ sơ bản gốc thay đổi tên doanh nghiệp lên Phòng đăng ký kinh doanh để thực hiện việc đối chiếu Hồ sơ. Kèm theo Hồ sơ bản gốc, doanh nghiệp gửi kèm giấy biên nhận Hồ sơ và Thông báo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ. Đối với trường hợp thay đổi tên, doanh nghiệp phải thực hiện nộp lệ phí Công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp kèm theo Hồ sơ thay đổi khi nộp vào phòng ĐKKD. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành đối chiếu Hồ sơ:

+ Trường hợp Hồ sơ đối chiếu đúng với các nội dung dữ liệu đã tải lên mạng Phòng ĐKKD sẽ ra thông báo về email về việc cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.

+ Trường hợp Hồ sơ đối chiếu không đúng với nội dung dữ liệu đã tải lên Phòng ĐKKD sẽ ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp nộp đúng Hồ sơ đã tải lên mạng.

Bước 6. Tiếp nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp: Sau 4 giờ làm việc kể từ thời điểm nhận được Hồ sơ bản gốc của doanh nghiệp, Phòng ĐKKD sẽ tiến hành việc trả kết quả ĐKDN cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với Phòng để lấy kết quả thay đổi đăng ký doanh nghiệp của mình.

Thủ tục tại cơ quan quản lý thuế
Khi thay đổi tên mà doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn có in sẵn tên, địa chỉ trên hóa đơn, đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, nếu có nhu cầu tiếp tục sử dụng, thì doanh nghiệp thực hiện như sau:

Đóng dấu tên mới vào bên cạnh tiêu thức tên cũ
Gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp theo mẫu số 3.13 phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC
Thông báo đến các cơ quan liên quan khác
Sau khi hoàn tất mọi thủ tục về mặt pháp lý thì doanh nghiệp cần:

Thông báo tới ngân hàng về việc thay đổi tên tài khoản ngân hàng;
Thông báo tới cơ quan bảo hiểm xã hội về thông tin chủ thể tham gia bảo hiểm xã hội;
Thông báo tới các cơ quan quản lý chuyên ngành nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện, chịu sự quản lý của các cơ quan chuyên môn;
Thông báo tới các đối tác, khách hàng,….
Một số lưu ý
1. Thay đổi tên công ty phải khắc lại con dấu

Theo quy định thì nội dung con dấu của doanh nghiệp phải thể hiện thông tin tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Do đó sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với nội dung tên doanh nghiệp đã thay đổi thì doanh nghiệp phải tiến hành khắc lại con dấu theo tên mới và thực hiện thủ tục thay đổi mẫu dấu.

Hồ sơ thay đổi mẫu dấu là thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp theo mẫu ban hành kèm theo thông tư 20/2015/TT-BKHĐT (Phụ lục II-9). Thủ tục thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu được thực hiện trên trang web Cổng thông tin điện tử quốc gia sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Trường hợp dấu cũ của doanh nghiệp do cơ quan Công An cấp, doanh nghiệp thực hiện thủ tục trả dấu tại cơ quan công an.

2. Thay đổi tên chủ sở hữu trên các giấy tờ xác nhận quyền sở hữu

Đối với các tài sản là động sản phải đăng ký quyền sở hữu và bất động sản thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, sau khi thay đổi tên doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục thay đổi tên chủ sở hữu trên các giấy tờ xác nhận quyền sở hữu. Ví dụ: Giấy chứng nhận đăng ký xe, giấy chứng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất.