Việt Nam luôn là một quốc gia thu hút vốn đầu tư mạnh nhất khu vực Đông Nam Á; Một số quốc gia có vốn đầu tư lớn nhất vào Việt Nam là Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc …ở nhiều ngành nghề khác nhau. Để có thể đảm bảo tính khả thi của dự án nhà đầu tư nước ngoài cần phải tìm hiểu, nghiên cứu thị trường thông qua việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Sau đó mới có thể chính thức thành lập công ty nước ngoài tại Việt Nam và đưa vốn vào để triển khai dự án trên thực tế. Chúng tôi với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn đầu tư nước ngoài luôn nỗ lực tìm kiểm giải pháp tốt nhất giúp Quý khách hàng hoàn thiện hồ sơ,thủ tục xin giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Cụ thể:

Tư vấn các vấn đề pháp lý có liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Hướng dẫn Quý khách hàng chuẩn bị tài liệu để hoàn thiện hồ sơ pháp lý theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đánh giá tính pháp lý của các tài liệu khách hàng cung cấp, gửi biểu mẫu của quốc gia tương ứng để Quý khách hàng tham khảo.
Thực hiện dịch thuật công chứng hoặc hợp thức hóa lãnh sự các tài liệu từ công ty mẹ (Nếu khách hàng yêu cầu).
Soạn thảo hồ sơ, đại diện cho Quý khách hàng nộp, nhận kết quả.
Thực hiện khắc dấu tròn của Văn phòng đại diện và khắc dấu chức danh cho Trưởng Văn phòng.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam 

Bước 1: Quý khách hàng chuẩn bị tài liệu cần cung cấp để hoàn thiện hồ sơ pháp lý.

Giấy phép kinh doanh hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chứng minh tư cách pháp lý của công ty nước ngoài.
Chú ý: Một trong những điều kiện bắt buộc đầu tiên là công ty mẹ tại nước ngoài thành lập từ 1 năm trở lên mới được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Nếu quy đinh tại nước sở tại có thời hạn ghi trên giấy phép hoạt động thì tại thời điểm xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam phải còn thời hạn trên giấy phép.
Báo cáo tài chính năm gần nhất năm xin cấp phép có kiểm toán hoặc cài tài liệu  khác của cơ quan thuế chứng minh công ty có hoạt động thực tế tại quốc gia sở tại.
Bản sao hộ chiếu (Nếu là người nước ngoài)/ Chức minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của trưởng văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Quyết định/ thư bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Hợp đồng thuế địa điểm dự kiến đặt văn phòng đại diện: Thời hạn thuê tối thiểu là 12 tháng kèm bản sao sổ đỏ của địa điểm thuê, nhà mặt đất hoặc tòa văn phòng (Giấy phép kinh doanh có ngành nghề kinh doanh bất động sản của đơn vị cho thuế văn phòng).
Điều lệ công ty mẹ (Nếu có).
Chú ý: Tất cả các tài liệu nêu trên từ phía nước ngoài cung cấp phải thực hiện thủ tục hợp thức hóa lãnh sự tại Đại Sứ Quán Việt Nam tại Quốc gia đó hoặc Đại Sứ Quán của quốc gia đó tại Việt Nam. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thực hiện dịch thuật công chức trước khi nộp hồ sơ

Bước 2: Soạn thảo Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Thực hiện kê khai đầy đủ thông tin trong Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam theo mẫu MĐ-1 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05 tháng 7 năm 2016 của Bộ Công Thương.
Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện theo quy định tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP chi tiết cụ thể hơn so với Quy định tại Nghị Định 72 cũ: Ghi rõ thời hạn còn lại của giấy phép hoạt động của công ty mẹ tại nước sở tại. Có thể kê khai tất cả các văn phòng đại diện dự kiến hoạt động (trên cùng tỉnh, thành phố); Chức năng của văn phòng đại diện chỉ được phép tìm hiểu thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
Tên văn phòng đại diện: Phải mang tên công ty mẹ đã được cấp phép hoạt động tại nước sở tại có kèm chữ “Văn phòng đại diện”.

Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ và tiến hành nộp hồ sơ .

Hồ sơ được lập thành 02 bản, phần đơn soạn thảo theo quy định gửi về công ty mẹ ký tên đóng dấu. Nếu theo quy định của luật pháp quốc gia đó không có con dấu thì thực hiện chứng thực chữ ký và hợp thức hóa lãnh sự trước khi gửi về Việt Nam.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Sở công thương nơi văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam dự kiến đặt địa chỉ hoạt động.
Chú ý: Theo quy định tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP thêm 01 cơ quan cấp giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài đó là Ban Quản lý khu công nghiệp nếu địa chỉ hoạt động của văn phòng nằm trong Ban Quản lý khu công nghiệp.
Mức lệ phí xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam: 3.000.000 VNĐ (Ba triệu đồng)/01 giấy phép (Căn cứ theo Thông tư 143/TT-BTC Quy định về mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Trong quá trình thẩm xét hồ sơ đối với những văn phòng đại diện có một số  ngành nghề hoạt động thuộc thẩm quyền của các Bộ liên quan thì Sở công thương phải gửi văn bản xin ý kiến, có công văn chấp thuận của Bộ thì sở Công thương mới được cấp phép hoạt động.

Bước 4: Theo dõi hồ sơ, sửa đổi hồ sơ (Nếu có yêu cầu sửa đổi hồ sơ của chuyên viên thẩm định hồ sơ); Nhận Giấy phép cho Quý khách hàng.

Bước 5: Khắc con dấu tròn của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam và con dấu chức danh của Trưởng Văn phòng đại diện.

Sau khi có giấy phép thành lập văn phòng đại diện trước ngày 30 tháng 1 hàng năm có trách nhiệm thực hiện báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện theo mẫu BC-1 của Thông tư 11/2016/TT-BCT Quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07//2016/NĐ-CP Ngày 25 tháng 1 năm 2016 của Chính Phủ quy định chi tiết Luật Thương Mại về Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhận nước ngoài tại Việt Nam.